Valitsusasutuste sisekommunikatsioon

SISEKOMMUNIKATSIOON ON OSA ASUTUSE JUHTIMISEST

• Valitsusasutuse sees hästi korraldatud kommunikatsioon toetab valitsuse eesmärkide saavutamist ning on osa asutuse juhtimisest. Kui ametnik teab, millised on valitsuse ja tema asutuse põhieesmärgid ja -ülesanded, siis aitab ta nii oma igapäevatöös kui ka avalikkusega suhtlemisel paremini kaasa nende eesmärkide saavutamisele.
• Hea sisekommunikatsioon parandab igapäevast koostööd asutuses: teadmine, kes mida teeb ja kellelt abi küsida, aitab vältida tegevuse dubleerimist. Näiteks rahandusministeeriumis saavad kõik teenistujad igal nädalal kirjaliku ülevaate lõppeva ja algava nädala olulisematest töödest ja kohtumistest.
• Hea sisekommunikatsioon toetab organisatsioonis toimuvaid muutusi. Näiteks asutuses kavandatava struktuurimuudatuse puhul võib teenistujatel olla ideid, kuidas ümberkorraldusi paremini teha. On hea, kui teenistujatele, keda muudatus puudutab, antakse plaanidest varakult teada ning luuakse võimalus kaasa rääkida.
• Hea sisekommunikatsioon aitab valitsusasutuse teadmust säilitada. Kui ametnike kogemused ja teadmised süstemaatiliselt dokumenteerida, siis toetab see riigi järjepidevat arengut. Tööalaste juhiste ja abimaterjalide koostamine on vajalik – kui toimivad töövõtted kirja panna, saab hiljem analoogset ülesannet täites kasutada eelnevat kogemust. Materjalide jagamiseks ning talletamiseks on valitsusasutustes siseveebid ning jagatud võrgukataloogid.

VASTUTUS

Sisekommunikatsioon on osa valitsusasutuse juhtimisest ning selle eest vastutab asutuse juht. Ministeeriumis vastutab sisekommunikatsiooni eest kantsler. Asutuse juht ei ole asutuse eestkõneleja ainult väljaspool asutust, ta on oluline kõneisik ka asutuse sees.

Mitme valitsusasutuse kommunikatsiooniüksuses on sisekommunikatsiooni spetsialisti ametikoht. Sisekommunikatsiooni spetsialist teeb tihedat koostööd asutuse juhi ning asutuse struktuuriüksustega, eelkõige personali-, infosüsteemide, asjaajamise ning muude tugiüksustega. Sisekommunikatsiooni spetsialist nõustab oma valdkonnas asutuse juhti ning kõiki teenistujaid.

SUJUV TEABEVAHETUS

Hea tava kohaselt peaksid asutuse teenistujad olulistest asutust puudutavatest uudistest esmalt kuulma oma asutuse juhilt või otseselt juhilt, mitte massimeedia vahendusel. Seepärast edastatakse asutuse pressiteated hiljemalt samaaegselt väljasaatmisega ka kõikidele asutuse inimestele.

Valitsusasutustes toimuvad vähemasti kord nädalas juhtkonna nõupidamised, millel vahetatakse tööalast infot ning tehakse juhtimist puudutavaid otsuseid. Oluline on tagada, et nendest koostataks kirjalikud lühikokkuvõtted ning tehtaks kõigile asutuse inimestele kättesaadavaks siseveebis.

Kindlasti tasub julgustada nõupidamisel osalenuid oma alluvatele otsustatut täiendavalt selgitama. Põllumajandusministeeriumis on tehtud nõupidamistelt audioülekandeid, et kõik teenistujad saaksid neid soovi korral jälgida.

Siseveeb, e-uudiskirjad ning jagatud elektroonilised kalendrid on muutunud kõige tavapärasemateks asutusesisesteks infokanaliteks. Mitmes valitsusasutuses kasutatakse teabevahetuseks ka msn’i, Skype’i ning viki töökeskkondi – need võimaldavad pidada grupinõupidamisi sõltumata inimeste asukohast.

Sisekommunikatsioon on parem, kui asutusel on loogiline dokumendihaldussüsteem ning toimivad teadmuse säilitamise rutiinid – näiteks, kuidas lahkuvad töötajad annavad üle tööalase info. Ei maksa unustada, et teenistujate oskusi vajaliku info leidmiseks tuleb järjekindlalt arendada, näiteks korraldada infosüsteemide kasutamise koolitusi ning juhendada uusi töötajaid.

Ministeeriumid koordineerivad sisekommunikatsiooni ka oma valitsemisalas. Mõnes ministeeriumis osalevad juhtkonna nõupidamistel alati ka hallatavate asutuste juhid. Sotsiaalministeerium kasutab haldusala asutuste juhtide teavitamiseks muu hulgas meilinglisti. Justiitsministeerium on valitsemisala sisekommunikatsiooni parandamiseks osaliselt ühendanud oma siseveebi allasutuste omadega.

SISEVEEB

Asutuses kõikidele teenistujatele e-kirjade sageda saatmise asemel on enamasti parem avaldada kogu oluline teave siseveebis.

Siseveebi tasub käsitleda ja arendada justkui asutuse “elektroonilist käsiraamatut”, kus alati on kättesaadav valitsusasutuse teenistujatele vajalik tugiteave: kõik, mis puudutab asutuse töötajaid ja tööjaotust (kontaktandmed ja selgitused, kes mida teeb), asjaajamist (näiteks, kuidas käib lepingute sõlmimine), personalitööd (kuidas vormistada lähetusi ja puhkusi), tehnilist abi (mida teha, kui printer ei tööta), teenistujate tunnustamist ja muud.

Siseveebis avaldatakse ka asutust puudutavad uudised, viited töövahenditele (registrid ja infosüsteemid), personaalne teave igale töötajale (näiteks kui kaugel on puhkuseavalduse menetlemine) ja organisatsiooni ühistegevusega seotud materjalid (näiteks sündmuste fotod). Haridus- ja teadusministeeriumi siseveebi avalehel avaldatakse igal hommikul “hommikukiri” ülevaatega selle kohta, mis sel päeval asutuses toimub.

Siseveebi struktuur peaks olema võimalikult õhuke ja lihtne. Näiteks riigikantselei siseveebil on ainult kolm põhirubriiki:

• avalehel avaldatakse asutust puudutavad uudised ja nõupidamiste kokkuvõtted, samas asuvad viited asutuse elektroonilistele töövahenditele;
• teenistujate kontaktandmed ja fotod kuvatakse siseveebi otse personali andmebaasist;
• juhiste ja abimaterjalide rubriik, kus asuvad asjaajamist, infotehnoloogiat, raamatupidamist, personalitööd, majandamist, sisekorda ning asutuse stiiliraamatut ja esitlusmaterjale puudutavad dokumendid ja näpunäited.

Siseveebi loomisel on mõistlik lähtuda põhimõttest, et info avaldab info looja. On hea, kui siseveebi toimetamise õigus ning oskus on kõigil asutuse tugiüksustel. Näiteks riigikantselei siseveebis avaldab personaliteavet personaliosakonna nõunik, infotehnoloogia kasutamist puudutavaid soovitusi IT-talituse nõunik ja asjaajamisjuhendeid asjaajamistalituse referent.

VISIOONIARUTELUD

Aeg-ajalt tasub valitsusasutuses ette võtta eesmärkide ja väärtuste ühise arutamise. Asutuse missiooni, visiooni ja väärtuste mõistmine aitab ametnikul teadvustada, millised on tema ülesanded oma organisatsioonis ning laiemalt kogu avalikus sektoris.

Ilmselt kõige tuntum näide visiooni mõistmisel kujunevast pühendumisest on lugu esimese Kuu-lennu eel NASA-s töötanud koristajast, kes küsimusele “Mida te siin teete?” vastas: “Aitan viia inimest Kuule.”

Rahandusministeeriumis toimuvad regulaarselt “majakoosolekud”, kus räägitakse ministeeriumi strateegilistest eesmärkidest ja väärtustest ning nende seosest igapäevatööga. Kõik saavad kaasa rääkida ning see suurendab teenistujate pühendumust. Ministeeriumi arengukava koostamise ajal toimub rahandusministeeriumis vähemalt kaks osakonnajuhtide ja juhtkonna strateegiaseminari, kus kõigi üksuste juhid räägivad oma valdkonna arenguplaanidest. Iga üksuse juht teeb sama arutelu läbi ka oma üksuses. Kui strateegia on sisuliselt valmis saanud, tuleb kogu organisatsioon kokku ja iga valdkonna juht tutvustab kõigile oma eesmärke.

Valitsusasutustes vahetuvad tippjuhid suhteliselt sageli ning valitsuse vahetumine võib tähendada mitmes valdkonnas olulisi muutusi. Kui näiteks uus minister asub ametisse, on asjakohane paluda tal kogu asutusele selgitada oma eesmärke.

MEESKONNATUNNE

Erasektoris toetab ettevõtte ühtsust konkureerimine teiste ettevõtetega, omamoodi meeskondlik võistlus. Valitsusasutustel konkurente pole ning teenistujaid liidab pigem ühine võimalus osaleda Eesti ajaloo kujundamises, võimalus aidata inimesi ning arendada iseennast.

Öeldes “meie” võib valitsusasutuse teenistuja silmas pidada mitte ainult inimesi oma asutuses vaid ka sama valitsemisala asutustes või kõikides täidesaatva riigivõimu asutustes – või kogu avalikus teenistuses.

Nagu eraettevõtetes, korraldatakse ka valitsusasutustes töötajate ühtsuse ja motiveerituse süvendamiseks ühiseid koolitusi ning motivatsiooniüritusi.

Kõik ühisüritused peaksid toetama valitsusasutuse eesmärkide saavutamist. Ühtsust ja arusaadavust aitavad luua ka valitsusasutuse strateegilisi eesmärke, missiooni, visiooni ja väärtusi tutvustavad materjalid. Mitmed valitsusasutused koostavad aastaraamatuid, mis sisaldavad ülevaateid aasta jooksul saavutatust ning intervjuusid töötajatega.

• Järgmine peatükk: Valitsuskommunikatsiooni planeerimise pidepunktid »