Protokolliosakonna põhimäärus

Kinnitatud riigisekretäri 31.12.2009 käskkirjaga nr 99
MUUDETUD riigisekretäri 22.12.2011 käskirjaga nr 54

Protokolliosakonna põhimäärus kinnitatakse “Vabariigi Valitsuse seaduse” § 79 lõike 7 ja Vabariigi Valitsuse 7. detsembri 2009.a määruse nr 180 “Riigikantselei põhimäärus” § 11 lõike 2 alusel.

1. Üldsätted

1.1.  Protokolliosakond (edaspidi osakond) on struktuuriüksus, mille põhiülesandeks on tagada peaministri protokollialane teenindamine ja Riigikantselei protokollitöö korraldamine, juhindudes oma töös Välisministeeriumi riikliku protokolli osakonna suunistest.

1.2. Osakond allub riigisekretärile.

2. Osakonna ülesanded

2.1. Oma põhiülesande täitmiseks osakond:
1) valmistab vormiliselt ette peaministri välisvisiidid ja kõrgete külaliste visiidid;
2) valmistab ette ja korraldab peaministri, riigisekretäri ja Riigikantselei pidulikud vastuvõtud ja muud üritused;
3) toetab Riigikantselei üksusi ametialaste ürituste korraldamisel ning abistab protokollilistes küsimustes;
4) hoolitseb peaministri ja Riigikantselei kingituste ja Stenbocki maja siseilme eest vastavalt heale tavale ja Stenbocki maja stiiliraamatule.

2.2. Lisaks põhiülesandele täidab osakond järgmisi lisaülesandeid:
1) tagab peaministri esmase teenindamise asjaajamise alal;
2) korraldab Stenbocki maja vestibüülis peaministri ja Riigikantselei külaliste teenindamist.

3.  Juhtimine ja töökorraldus

3.1. Osakonna tööd juhib osakonnajuhataja, kelle nimetab kooskõlastatult Välisministeeriumi kantsleriga ametisse riigisekretär ja kes allub vahetult riigisekretärile.

3.2. Osakonnajuhataja ülesanded osakonna juhtimisel:
1) planeerib osakonna tööd ning tagab osakonnale käesoleva põhimäärusega pandud ülesannete täitmise ja Riigikantselei arengukavaga püstitatud eesmärkide saavutamise;
2) tagab osakonna ametikohtade täitmise sobiva personaliga, arendab ja motiveerib osakonna ametnikke;
3) loob osakonna tööks vajalikud eeldused, planeerib vajalikud ressursid ning vastutab ressursside sihi- ja õiguspärase kasutamise eest.

3.3. Protokollitöö korraldamisel ja osakonna juhtimisel on osakonnajuhatajal õigus:
1) anda osakonna tegevusvaldkonna korraldamiseks käskkirju, välja arvatud küsimustes, mille olulisus eeldab tugitegevuste ja kommunikatsiooni juhi või riigisekretäri otsust, või mille otsustamine kuulub õigusaktist tulenevalt riigisekretäri ainupädevusse;
2) vastavalt riigisekretäri poolt kinnitatud eelarvele protokolliosakonna ülesannete täitmiseks eraldatud eelarvevahendite piires otsustada riigihangete läbiviimine ja kinnitada hankemenetluse otsused, sõlmida lepinguid ja tellida riigisekretäriga kooskõlastatud uuringuid;
3) anda protokollitöö korraldamiseks vajalikke töökorralduslikke juhiseid või volitada selleks osakonna ametnikke;
4) kirjutada alla muudele osakonna tegevusvaldkonnaga seotud dokumentidele või volitada selleks osakonna ametnikke, välja arvatud dokumendid mille olulisus eeldab riigisekretäri allkirja või millega võetakse kohustusi, mis ei ole osakonnajuhataja pädevuses.

3.4. Osakonnasisene tööjaotus määratakse kindlaks ametijuhenditega ning osakonnajuhataja tööalaste korralduste ja  juhistega.

3.5. Osakonnajuhataja esindab osakonda ja oma vastutusalas Riigikantseleid või volitab selleks osakonna ametnikke ning annab tugitegevuste ja kommunikatsiooni juhile ja riigisekretärile aru osakonna tegevusest.

3.6. Osakonnajuhatajat asendab tema äraolekul nõunik.

4. Rakendussätted

4.1. Tunnistan kehtetuks riigisekretäri 27.detsembri 2007. a käskkirja  nr 91 ”Protokolliosakonna põhimäärus”.

4.2. Põhimäärus jõustub 1. jaanuaril 2010. a.

Heiki Loot