Asjaajamise osakonna põhimäärus

Kinnitatud riigisekretäri 31.12.2009 käskkirjaga nr 97
MUUDETUD riigisekretäri 29.11.2010 käskkirjaga nr 56
MUUDETUD riigisekretäri 22.12.2011 käskkirjaga nr 54
MUUDETUD riigisekretäri 30.04.2012 käskkirjaga nr 31

''Vabariigi Valitsuse seaduse'' paragrahvi 79 lõike 7 ja Vabariigi Valitsuse 7. detsembri 2009.a määruse nr 180 ''Riigikantselei põhimäärus'' § 11 lõike 2 alusel kehtestan asjaajamise osakonna põhimääruse.

1. Üldsätted

1.1. Asjaajamise osakond (edaspidi osakond) on struktuuriüksus, mille põhiülesandeks on tagada Riigikantselei asjaajamise korraldamine ja õigusalane teenindamine ning teabe avalikustamise ja isikuandmete kaitse nõuete täitmine Riigikantseleis.

1.2. Osakond allub riigisekretärile.

2. Ülesanded

2.1. Oma põhiülesande täitmiseks osakond:
1) tagab Riigikantselei põhiülesannete täitmist ja strateegiliste eesmärkide saavutamist toetava asjaajamise ja arhiivihalduse, arendab elektroonilist asjaajamist ja haldab dokumendihaldussüsteemi;
2) koordineerib teabe avalikustamise ja teabenõuete menetlemisega seonduvat ning tagab isikuandmete kaitse nõuete täitmise;
3) tagab struktuuriüksuste õigusalase teenindamise ja nõustamise;
4) nõustab teenistujaid osakonna tegevusvaldkonnas ning kavandab ja korraldab valdkonna arengu ja toimimise tagamiseks olulisi koolitusi.

2.2. Lisaks põhiülesandele täidab osakond järgmisi lisaülesandeid:
1) korraldab ajakirjanduse, erialase kirjanduse, tõlgete ja kontoritarvete tellimist;
2) peab arvestust Riigikantselei raamatute üle;
3) koordineerib lähetustega seotud reisiteenuste osutamist.

 
3. Juhtimine ja töökorraldus

3.1. Osakonna tööd juhib osakonnajuhataja, kelle nimetab ametisse riigisekretär ja kes allub vahetult riigisekretärile.

3.2. Osakonnajuhataja ülesanded osakonna juhtimisel:
1) planeerib osakonna tööd ning tagab osakonnale põhimäärusega pandud ülesannete täitmise ja Riigikantselei arengukavaga püstitatud eesmärkide saavutamise;
2) tagab osakonna ametikohtade täitmise sobiva personaliga, arendab ja motiveerib osakonna ametnikke;
3) loob osakonna tööks vajalikud eeldused, planeerib vajalikud ressursid ning vastutab ressursside sihi- ja õiguspärase kasutamise eest.

3.3. Osakonnajuhatajal on õigus:
1) anda osakonna tegevusvaldkonna korraldamiseks käskkirju, välja arvatud küsimustes, mille olulisus eeldab tugitegevuste ja kommunikatsiooni juhi või riigisekretäri otsust, või mille otsustamine kuulub õigusaktist tulenevalt riigisekretäri ainupädevusse;
2) vastavalt riigisekretäri poolt kinnitatud eelarvele osakonna ülesannete täitmiseks eraldatud eelarvevahendite piires otsustada riigihangete läbiviimine ja kinnitada hankemenetluse otsused, sõlmida lepinguid ja tellida riigisekretäriga kooskõlastatud uuringuid;
3) anda töökorralduslikke juhiseid asjaajamise, teabe avalikustamise ja teabenõuete menetlemise ning õigusalase teenindamise valdkonna korraldamisel või volitada selleks osakonna ametnikke;
4) kirjutada alla muudele osakonna tegevusvaldkonnaga seotud dokumentidele või volitada selleks osakonna ametnikke, välja arvatud dokumendid, mille olulisus eeldab riigisekretäri allkirja või millega võetakse kohustusi, mis ei ole osakonnajuhataja pädevuses.

3.3¹ Asjaajamise osakonna juhataja korraldab vastavalt Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määruse nr 80 "Asjaajamiskorra ühtsed alused" § 3 lõikele 3 dokumentide avalikustamist ja neis sisalduvate isikuandmete kaitset.

3.4. Osakonnasisene tööjaotus määratakse kindlaks ametijuhenditega ning osakonnajuhataja tööalaste korralduste ja juhistega.

3.5. Osakonnajuhataja esindab osakonda ja oma vastutusalas Riigikantseleid või volitab selleks osakonna ametnikke ning annab tugitegevuste ja kommunikatsiooni juhile ja riigisekretärile aru osakonna tegevusest.

3.6. Osakonnajuhatajat asendab tema äraolekul asjaajamisjuht.

4. Rakendussäte

Käskkiri jõustub 1. jaanuaril 2010. a.

Heiki Loot